Personvernerklæring

Dato

Sist endret 7.september 2021

1. Hvem er behandlingsansvarlig?

Los & Co AS med org.nr. 992 860 847 er behandlingsansvarlig for behandlingen av dine personopplysninger slik det fremkommer i denne personvernerklæringen. Daglig leder er hovedansvarlig for behandlingen av personopplysninger i Los & Co AS. Det daglige ansvaret for behandlingen av personopplysningene er delegert til Leder for Økonomi og IT. Denne personvernerklæringen forklarer hvem Los & Co behandler personopplysninger om og hvordan. Dine personopplysninger vil bli behandlet iht. gjeldende lovkrav, herunder personopplysningsloven og EUs Generelle Personvernforordning (GDPR).

 

2. Hvem behandler vi personopplysninger om og hvorfor?

Nåværende og tidligere ansatte, innleide og konsulenter: 

Personaladministrasjon, som ferieplanlegging og permisjoner. Utbetaling av lønn og feriepenger, refusjon av utlegg og beregning av skattetrekk og pensjonsinnskudd. Rapportering til offentlige myndigheter.

 

Medvirker til produksjoner:

Vår kjernevirksomhet er å bistå våre kunder med markedsføring. Dette kan innebære å produsere videomateriale, stillbilder og lignende produksjoner for markedsføringsformål. Som medvirker (skuespiller, statist, modell eller lignende foran kamera eller mikrofon) til slike produksjoner behandler vi dine personopplysninger for å produsere slikt materiale og distribuere det så bredt som mulig.

 

Søkere: 

Formålet med behandlingen av dine personopplysninger som søker er å vurdere om du er egnet for det søknaden gjelder, for eksempel ansettelse, oppdrag eller som medvirker til produksjoner.

 

Leverandører og kunder: 

Administrasjon og oppfølgning av innkjøp og av leverandørforholdet med de registrerte personenes arbeidsgiver, herunder for å oppfylle våre forpliktelser iht. inngått kontrakt. Administrasjon og oppfølgning av salg og fakturering og kundeforholdet med de registrerte personenes arbeidsgiver.

 

Aksjeeiere og styremedlemmer: 

Administrasjon av aksjeeierforhold, for eksempel innkalling til generalforsamling og etterlevelse av lovkrav. Administrasjon av styrearbeidet samt innsending av opplysninger til offentlige myndigheter.

 

Nyhetsbrev-mottakere: 

Vi samler inn og behandler informasjon med det formål å drive markedsførings- og informasjonsarbeid.

 

Besøkende på hjemmesiden:

Vi er også behandlingsansvarlig for nettstedet www.losco.no. For mer informasjon om nettstedet og bruk av informasjonskapsler vennligst se punkt 11 og 12. Vi behandler IP-adresse og brukerstatistikk om besøkende på våre nettsider. I tillegg vil vi behandle ditt brukernavn eller din epostadresse og ditt passord dersom du logger inn på vår side.

 

Andre:

I tillegg vil vi også komme til å behandle personopplysninger om andre personer som vi har kontakt med. Dette vil for eksempel kunne være personer som tar kontakt med oss på eget initiativ. Dersom du tar kontakt med oss, vil vi måtte behandle dine personopplysninger for å ta stiling til din henvendelse og evt. svare den. Den frivillige og aktive handlingen som du utfører ved å ta kontakt med oss anses som et uttrykkelig samtykke til at vi kan behandle de personopplysningene som gis i den grad det er nødvendige for å ta stilling til og besvare henvendelsen din.

Dersom du faller inn under denne siste kategorien, gjelder denne personvernerklæringen så langt den passer. Se særlig punkt 9 om dine rettigheter.

 

3. Hva er behandlingsgrunnlaget for behandlingen?

Nåværende og tidligere ansatte, innleide og konsulenter:

Vi behandler personopplysninger om våre ansatte, innleide og konsulenter for å oppfylle vår avtale med dem. Behandlingsgrunnlaget er at behandlingen er nødvendig for å oppfylle en avtale med deg som registrert. For både nåværende og tidligere ansatte, innleide og konsulenter vil vi også måtte behandle og lagre visse personopplysninger for å oppfylle lovpålagte krav. Dette kan for eksempel være plikten til å føre regnskap, eller plikter som følger av arbeidsmiljøloven.

I tillegg vil vi i visse tilfeller kunne innhente et eget samtykke for behandling av personopplysninger fra ansatte eller tidligere ansatte. For det tilfelle at vi ber om et samtykke fra deg vil det ikke påvirke din arbeidsstilling dersom du velger å ikke gi slikt samtykke eller velger å trekke det tilbake ved et senere tidspunkt: det er ingen plikt å samtykke for å oppfylle arbeidsavtalen.

Som ansatt vil vi måtte behandle visse særlige kategorier av personopplysninger om deg, for eksempel i forbindelse med sykefravær og tilrettelegging på arbeidsplassen. Slike personopplysninger behandles kun i den grad det er nødvendig for å overholde våre plikter som arbeidsgiver. Vårt behandlingsgrunnlag følger av personopplysningsloven § 6.

 

Jobbsøkere:

Når du som jobbsøker frivillig sender inn en søknadstekst, CV eller på annen måte søker om arbeidsstilling eller oppdrag hos oss, anses din aktive handling ved slik innsendelse som et samtykke til at vi kan behandle dine personopplysninger i den utstrekning det er nødvendig for å vurdere din egnethet til stillingen det gjelder.

 

Medvirkere i produksjoner:

For medvirkere til produksjoner vil behandlingsgrunnlaget vårt være den avtale vi inngår med deg om din medvirkning i produksjonen.

 

Søkere til produksjoner:

Dersom du søker om å delta som medvirker til en produksjon vil vårt behandlingsgrunnlag være det samtykket du gir ved å sende inn en søknad, eller den avtalen du har inngått med et eventuelt castingbyrå. Vi anbefaler at du også gjør deg kjent med castingbyråets rutiner og behandling av personopplysninger.

Dersom du sender en søknad direkte til oss anses din aktive og frivillige handling som et eget samtykke.

Som søker til produksjoner kan vi også be om samtykke til å oppbevare dine personopplysninger i 3 – tre år for å vurdere din egnethet til senere produksjoner og eventuelt ta kontakt ved interesse.

 

Leverandører og kunder:

Når du er leverandør eller kunde eller tilknyttet en bedriftsleverandør eller bedriftskunde vil vi behandle personopplysninger om deg for å oppfylle en avtale som du er part i. I tillegg vil det kunne forekomme tilfeller der vi må behandle personopplysningene for å oppfylle lovpålagte krav.

 

Aksjeeiere og styremedlemmer:

Vårt behandlingsgrunnlag er at behandlingen av personopplysninger er nødvendig for å overholde lovpålagte krav, og nødvendig for å oppfylle avtalen med aksjeeieren eller styremedlemmet. 

 

Nyhetsbrev-mottakere:

Dersom du melder deg opp til å motta nyhetsbrev fra Los & Co vil du bli bedt om å samtykke til slik behandling som er nødvendig for å kunne sende deg slike nyhetsbrev.

 

Besøkende på hjemmesiden:

Vårt behandlingsgrunnlag for besøkende på vår hjemmeside er samtykke fra sluttbrukeren og evt. nettleserinnstillingene.

 

4. Hvilke personopplysninger behandles?

Enhver opplysning om en identifisert eller identifiserbar fysisk person er en personopplysning.

For nåværende og tidligere ansatte, innleide og konsulenter behandles navn, telefonnummer, epostadresse, privatadresse, fødselsnummer, oppstartdato, evt. sluttdato, stillingstittel, stillingsbrøk, loggførte arbeidstimer, lønnsinformasjon, bankkontonummer, informasjon om utbetalte bonuser og deltakelse i bonusprogrammer, feriepenger, fravær og fraværsgrunner (som sykdom og fødselspermisjon), disiplinærtiltak, pårørendes kontaktinformasjon.

For jobbsøkere behandler vi enhver personopplysning som fremkommer av din innsendte CV, søknadstekst eller annen informasjon du deler med virksomheten som et ledd i jobbsøkerprosessen.

Som søker til medvirkning til produksjoner vil vi kunne behandle personopplysninger som navn, telefonnummer, epostadresse, privatadresse, fødselsdato, høyde, bilde, videoopptak, arbeidserfaring, yrke, og andre opplysninger som kan være aktuelle for den spesifikke produksjonen. En castingprosess kan innebære auditions med videoopptak, i så fall vil du bli informert i forkant. Dersom du blir valgt som medvirker til produksjonen vil vi i tillegg behandle personopplysninger som vederlag og bankkontoinformasjon. For nyhetsbrevmottakere behandler vi informasjon som navn, e-postadresse og bedrift, samt data til statistikk på åpning av nyhetsbrev for de som mottar dette.

For alle andre behandles kun navn, adresse, telefonnummer, e-post adresse og bedrift.

 

5. Hvor hentes opplysningene fra?

Som jobbsøker innhentes det personopplysninger fra og med når du sender en søknad til oss. Personopplysningene samles inn først og fremst fra deg som søker både gjennom dokumentasjonen du sender inn og gjennom en eventuell intervjuprosess, men kan også innhentes fra eventuelle referanser du velger å oppgi.

Som ansatt vil dine opplysninger hentes fra deg ved ansettelsen og gjennom det løpende ansettelsesforholdet. Vi vil også kunne samle inn nødvendig personopplysninger fra myndighetsorgan, for eksempel skatteetaten.

Som søker om medvirker til produksjon vil dine personopplysninger enten samles inn via et castingbyrå, eller direkte fra deg. Det kan også samles inn personopplysninger fra referanser dersom noen slik er gitt. Du kan selv velge å oppgi sensitive personopplysninger, slik som helseopplysninger, herunder både fysiske og psykiske, i den grad de kan være relevante for din mulighet til å medvirke i produksjonen. Det er frivillig å være medvirker til en produksjon, og dersom du velger å dele dine personopplysninger med oss, både alminnelige og sensitive, anses din handling som et frivillig og uttrykkelig samtykke til at vi kan behandle slike opplysninger. Personopplysningene vil kun behandles i den utstrekning de er relevante for å vurdere din egnethet til produksjonen, evt. for å administrere deg som medvirker til produksjonen etter utvelgelse. Som medvirker til en produksjon vil ytterligere personopplysninger innhentes direkte fra deg.

Opplysninger om sluttbrukere av nettsiden behandles ved bruk av nettsiden, mens opplysninger om nyhetsbrevmottakere hentes ved at mottakere aktivt registrerer seg på Los’ nettsider. For andre registrerte samler vi inn personopplysninger fra deg når et kunde- eller leverandørforhold opprettes.

 

6. Er det frivillig å gi fra seg opplysningene?

Med unntak av ansatte er det frivillig å gi fra seg opplysningene.

 

7. Utleveres opplysningene til tredjeparter?

Vi deler ikke dine personopplysninger med noen utover det som beskrives i denne personvernerklæringen. Opplysningene vil ikke bli brukt til annet formål enn det som er oppgitt på denne siden, med mindre det er eksplisitt oppgitt i en annen sammenheng og du gir aktivt samtykke til det nye formålet.

Dine personopplysninger vil kunne bli delt med våre leverandører av tjenester som er nødvendig for å oppfylle våre forpliktelser overfor deg, enten det er som kontraktspart eller arbeidsgiver. Dette innebære at dine personopplysninger kan bli delt med eller tilgjengeliggjort for våre leverandører av interne systemer som IT-tjenester, intranett, skylagringstjeneste, epostleverandør samt andre nødvendige tjenester som regnskapsfører, revisor, bank, forsikringsagent, reisebyrå, osv. Noen slike leverandører anser seg selv som selvstendig behandlingsansvarlige og har eget behandlingsgrunnlag. Vi har inngått databehandleravtaler iht. GDPR med alle våre leverandører som er våre databehandlere. Dersom du kontakter oss via en tredjepartstjeneste, som for eksempel et castingbyrå, vil dine personopplysninger nødvendigvis bli delt med den tredjepartstjenesten du benytter deg av. 

Noen slike aktører befinner seg utenfor EU/EØS området. I de tilfeller vil vi påse at adekvate sikkerhetstiltak er innført. Vi vil ikke overføre personopplysninger ut av EU/EØS området uten at virksomheten personopplysningene overføres til befinner seg i et land EU kommisjonen har truffet en beslutning om at har tilstrekkelig beskyttelsesnivå, eller befinner seg i USA og er Privacy Shield verifisert. Dersom ingen av tilfellene er aktuelle, vil det inngås avtaler iht. GDPR som sikrer trygg behandling av personopplysningene (EU Model Contracts).

 

8. Hvordan og når slettes og arkiveres opplysningene?

Los & Co lagrer personopplysningene om ansatte i lønnssystemet og om kunder og leverandører i kunde- og leverandørsystemet samt i kundedatabasen. Alle tilganger er passordbeskyttet og er begrenset til et fåtall ansatte i Los & Co.

Dersom du sender en åpen jobbsøknad til oss, anses din aktive og frivillige handling som et samtykke til behandling i den utstrekning og det tidsrom som er nødvendig for å vurdere din egnethet til stillingen det gjelder. Dersom det sendes inn en åpen søknad vil den bli lagret hos oss i maksimalt 1 - ett år for å vurdere fortløpende om jobbsøkeren er egnet til en stilling. Deretter vil søknaden og personopplysningene enten bli slettet eller det vil innhentes ytterligere samtykke til videre lagring av personopplysningene. Dersom din søknad gjelder en konkret stillingsannonse, vil dine personopplysninger og din søknad bli oppbevart frem til prøvetiden utløper til den som blir ansatt for stillingen. Dette vil normalt bety 6 - seks måneder fra stillingens tiltredelsesdato.

Dersom du har søkt om å medvirke til en produksjon og ikke samtykket til lagring i lenger tid, vil dine personopplysninger bli slettet når produksjonen det gjelder er ferdigprodusert.

For alle andre grupper registrerte vil dine personopplysninger bli slettet eller anonymisert når de ikke lenger er nødvendig for det formål de ble samlet inn for, forutsatt at vi ikke er lovpålagt å oppbevare personopplysningene i lenger tid, og at de ikke kan bli nødvendig i forbindelse med rettstvister.

Mottakere av nyhetsbrev kan når som helst administrere informasjonen vi lagrer, eller velge å ikke lenger abonnere på nyhetsbrevet. Til nyhetsbrev benytter vi Mailchimp. Du kan lese mer om Mailchimp og personvern her.

 

9. Hvilke rettigheter har den registrerte og hvilket lands lovverk gjelder?

Du har rett til å be om innsyn i egne personopplysninger, retting av feilaktige personopplysninger og du kan be oss begrense behandlingen, protestere mot behandlingen eller be oss slette personopplysningene om deg. I tillegg kan du ha rett til dataportabilitet (å få overført personopplysninger fra oss til deg selv eller din valgte tredjepart) dersom vilkårene for det er oppfylt. Det er Norges lovverk som gjelder, herunder GDPR.

Dersom du ønsker å benytte deg av dine rettigheter slik de er listet her ber vi deg kontakte oss på post@losco.no, så vil vi utføre de handlingene du har krav på.

Dersom vårt behandlingsgrunnlag er ditt samtykke, har du rett til å trekke samtykket tilbake når som helst. Dette gjøres ved å ta kontakt på post@losco.no. Dersom et samtykke trekkes tilbake, vil det ikke påvirke lovligheten av behandlingen som bygger på samtykket før det trekkes tilbake. Å trekke tilbake et samtykke vil kunne få betydning for deg, for eksempel kan vi ikke lenger vurdere din egnethet til en stilling dersom du er jobbsøker og trekker tilbake ditt samtykke til at vi kan behandle dine personopplysninger.

Du har også rett til å sende en klage til Datatilsynet dersom du mener Los & Cos behandling av dine personopplysninger strider mot gjeldende regelverk.

 

10. Hvordan sikres opplysningene?

Los & Co lagrer personopplysningene dine i lønnssystemet og i kunde- og leverandørsystemet samt i kundedatabasen. Alle tilganger er passordbeskyttet og er begrenset til et fåtall ansatte i Los & Co. I den grad Los & Co benytter underleverandører er det egne databehandleravtaler etablert med disse. Ved bruk av slike underleverandører bekrefter Los & Co at disse pålegges de samme forpliktelser med hensyn til vern og bruk av personopplysninger samt andre kundedata som Los & Co har.

 

11. Nettstatistikk

Los & Co AS er behandlingsansvarlig for losco.no og samler inn opplysninger om besøk på losco.no. Formålet med dette er å utarbeide statistikk som vi bruker til å forbedre og videreutvikle nettstedet. Eksempler på hva statistikken gir svar på, er hvor mange som besøker ulike sider, hvor lenge besøket varer, hvilke nettsteder brukerne kommer fra og hvilke nettlesere som benyttes.

 

12. Informasjonskapsler

Informasjonskapsler (cookies) er små tekstfiler som plasseres på din datamaskin når du laster ned en nettside. Los & Co bruker informasjonskapsler til å generere statistikk i Google Analytics og kan således spore din bruk av nettstedet til IP-adressen du bruker. Los & Co gir ikke Google Analytics tillatelse til å hente din IP-adresse, men lar Google bruke tilfeldig genererte ID-nummer som identifikator. Dette kan man lese mer om her.

Lagring av opplysninger og behandling av disse opplysningene er ikke tillatt med mindre bruker både har blitt informert om og har gitt sitt samtykke til behandlingen. Brukeren skal få vite om og godkjenne hvilke opplysninger som behandles, hva formålet med behandlingen er og hvem som behandler opplysningene, jf. Lov om elektronisk kommunikasjon (ekomloven) § 2-7b.

Hvordan du administrerer informasjonskapsler kan du lese om på nettvett.no: https://nettvett.no/slik-administrer-du-informasjonskapsler/

 

13. Kontaktinformasjon

Ta gjerne kontakt på post@losco.no dersom du har spørsmål til behandling av personopplysninger i Los & Co AS.